En su web presenta el Reglamento de Ceremonial y Protocolo, carácter oficial, además del Manual de Ceremonial y Protocolo, carácter práctico.
Reglamento de Ceremonial y Protocolo de la Universidad Austral de Chile (de la Clasificación de actos, Ceremonias y Eventos Institucionales).
La necesidad de contar con un instrumento que regule la organización de ceremonias en la Universidad Austral de Chile, el documento "Ceremonial y Protocolo" preparado por la Oficina de Relaciones Públicas; lo acordado por el Consejo Académico en sesión del 5 de abril de 2000; y las atribuciones del Vicerrector Académico.
Considerando:
1-Que el concepto de protocolo hace referencia a la forma de celebración de actos públicos, esto es, la disposición y ordenación de todos los medios necesarios para que un acto se desarrolle según lo previsto y del modo más correcto posible para mantener un orden, dando a cada persona el lugar que le corresponde.
2-Que es necesario para dar uniformidad y otorgar a los actos la solemnidad inherente a su carácter observar un procedimiento general que permita formalizar su realización.
Resolución:
1- Promúlgase el siguiente Reglamento de Ceremonial y Protocolo de la Universidad Austral de Chile:
Reglamento de Ceremonial y Protocolo de la Universidad Austral de Chile
[de la Clasificación de actos, Ceremonias y Eventos Institucionales]
Artículo 1
Son actos solemnes, principalmente, los siguientes:
*Aniversario Universidad Austral de Chile, Distinción por 25 años de servicios
*Inauguración de Año Académico
*Entrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales
*Entrega de Grados Académicos Honoríficos
*Actos de Inauguración o de Clausura de diferentes eventos académicos
*Ceremonias de Inauguración de exposiciones y de presentación de libros o de proyectos
*Firma de convenios
*Actos de bienvenida a visitas oficiales
Artículo 2
Son actos o eventos institucionales, principalmente, los siguientes: Charlas, Conferencias, Cursos, Talleres, Seminarios, Coloquios, Mesas Redondas, Foros, Encuentros, Congresos, Ciclos y Jornadas.
Artículo 3
Cualquier acto organizado por alguna Facultad, Instituto o Escuela, en el que participe algún personaje de relevancia nacional o internacional, será considerado como acto institucional, y deberá ser puesto en conocimiento de la Oficina de Relaciones Públicas la que estará a cargo de la supervisión del mismo.
Artículo 4
Para programar adecuada y oportunamente los actos institucionales es necesario que previo a la determinación de la fecha se consulte a Oficina de RR.PP., a fin de que esta última teniendo presente el calendario mensual y anual de actividades, evite la coincidencia de actos de características similares.
Ceremonias de entrega de Títulos y Diplomas UACh
Artículo 5
La Ceremonia de Entrega de Títulos y Diplomas es un acto académico solemne, en el cual la Universidad Austral de Chile otorga un título o grado académico a sus egresados, que no admite su extensión a otro tipo de actividades tales como entrega de becas, y otras similares.
Con el objeto de no desvirtuar la naturaleza de esta ceremonia deberá evitarse la participación, como orador principal, de una persona ajena al quehacer universitario salvo que se trate de un personaje de relevancia nacional, internacional o institucional.
En concordancia con lo anterior, será el Decano de la Facultad o el Director de Escuela y el representante de los alumnos quienes se dirijan al público, con la sola excepción que permite el inciso anterior.
Artículo 6
Para respetar en esta ceremonia las formalidades que ella amerita, es pertinente cumplir con las siguientes recomendaciones:
Ingreso de Alumnos
En caso de que se trate de la titulación de una escuela y de un número reducido de alumnos; éstos deben ingresar -ordenados alfabéticamente-, o por estatura o por sexo-; por la parte posterior del recinto, para tomar ubicación en el escenario en las sillas dispuestas para dicho fin. Si se tratara de la ceremonia de una Facultad, con una gran cantidad de alumnos, se ubicarán en las butacas centrales del recinto ordenados por escuela y orden alfabético.
Ingreso de Familiares
Dependiendo de la cantidad de alumnos que se titularán y de la capacidad del recinto en el que se desarrollará la ceremonia, se entregará una cantidad limitada de invitaciones por persona.
Ingreso de Autoridades
Posterior al ingreso de los familiares, lo harán las autoridades quienes se ubicarán en la primera o las primeras filas, ocupando la precedencia que les corresponda.
Interpretación del Himno Universitario
Para dar solemnidad a la ceremonia, la interpretación estará a cargo de alguno de los coros existentes en nuestra universidad. Al momento de esta interpretación, todos deberán estar de pie.
Discurso del Decano de la Facultad o del Director de Escuela, según corresponda
Entrega de Títulos o Diplomas:
se seguirá el siguiente procedimiento:
Para alumnos ubicados en sillas sobre el escenario:
*Los alumnos se encuentran ubicados en orden alfabético, o por estatura, o por sexo; y de acuerdo a ese orden serán llamados.
*Se invitará a cada alumno a acercarse al centro del escenario, lugar en el que recibirán el título profesional de manos del Decano de la Facultad (o de la mayor autoridad presente) y Director de Escuela, para volver luego a su asiento.
Para alumnos ubicados en las butacas del recinto:
*Se llamará a cada alumno en forma particular (por escuela y orden alfabético) a subir al escenario, lugar donde el Decano de la Facultad (o de la mayor autoridad presente) y Director de Escuela harán entrega del título profesional. Posteriormente, volverán a sus respectivos asientos.
Distinciones académicas a alumnos titulados
- Mejor alumno de la promoción (de acuerdo a su rendimiento académico)
- Mejor compañero,
- Más algún premio específico correspondiente a cada Facultad.
Para resguardar el sentido que reviste a esta solemne ceremonia, corresponderá que cualquier premio dispuesto por una empresa a algún alumno, sea entregado en una ceremonia privada y ajena a la de la entrega de Titulaciones y Diplomas.
Distinciones de los Alumnos
a algún Docente o Funcionario
Se deberá avisar con la debida anticipación, para incluirla en el programa del evento.
Discurso del Mejor Alumno de la Promoción
o Representante Designado Juramento Profesional
En el caso que corresponda, el Presidente del Colegio Profesional de la Orden tomará el juramento profesional de los recién titulados.
Interpretación de Gaudeamos Igitur (opcional)
Si se desea, esta canción universitaria puede ser interpretada luego del himno de la Universidad.
Al finalizar la ceremonia, y previa indicación de quien oficie como locutor, los alumnos abandonarán la sala, manteniendo el orden. Luego, corresponderá a las autoridades académicas presentes y demás invitados.
Discursos y Vocativos
Artículo 7
Precedencia es el lugar que ocupa una persona en un acto, y que se establece de acuerdo a su rango al interior de una institución.
En el caso de la Universidad Austral de Chile, la precedencia se ajusta al protocolo interno, siendo la mayor jerarquía el Rector. Teniendo en cuenta esta consideración, en cualquier acto que se organice y que guarde las características de evento académico, el orden protocolar estará presidido por la máxima autoridad académica, seguidos de los invitados que se consideren, manteniendo su correspondiente precedencia.
Orden de precedencia de los oradores Universidad Austral de Chile:
*Rector
*Vicerrector Académico
*Vicerrector de Finanzas
*Secretario General
*Presidente del Directorio
*Decanos (por antigüedad en el cargo)
*Profesores Consejeros (por antigüedad en el cargo)
*Integrantes de la Junta Directiva
*Integrantes del Directorio
*Socios Fundadores
*Profesores Eméritos
*Directores Vicerrectorías
*Profesores Titulares
*Presidente Asociación Gremial de Académicos
*Presidente Federación Estudiantes
*Presidente Sindicato Nº 1 de Trabajadores
*Prodecanos
*Secretarios Académicos
*Directores de Escuelas
*Directores de Institutos
Artículo 8
En el caso de visitas políticas nacionales e internacionales la precedencia se ajustará a la reglamentación oficial.
Vocativos
En los discursos deberá mencionarse, a su inicio, como vocativo, a un número restringido de las autoridades presentes.
No procede agregar el nombre y apellido, además del cargo de la autoridad mencionada, puesto que es redundante.
Ejemplo:
Sr. Manfred Max Neef o Sr. Rector de la Universidad Austral de Chile.
Procede dirigirse a grupos colectivos de personas.
El carácter de la ceremonia deberá ser considerado para el uso de los vocativos
Y también presenta en su web el Manual de Ceremonial y Protocolo, (en pdf).
El Manual se clasifica en 14 artículos:
1. Ceremonial y Protocolo. Definición
2. Clasificación de Ceremonias, Actos y Eventos Universitarios
2. 1. Ceremonias Solemnes
2. 2. Ceremonias institucionales
3. Precedencias
3. 1. Consideraciones especiales
3. 2. Precedencias de autoridades en actos celebrados en regiones (de acuerdo a reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores)
3. 3. Precedencia entre organizaciones
3. 4. Ubicación de invitados de acuerdo a su precedencia
3. 5. Ceremonias con autoridades sentadas o de pie frente a un estrado
3. 6. Ubicación de autoridades en une strado y primera fila de público
3. 7. Orden de precedencia de los oradores
4. Cómo dirigirse a las Autoridades. El Vocativo
5. Uso de Emblemas Nacionales e Institucionales
6. Correspondencia protocolar
7. Tipos de Invitación
7. 1. Nota Protocolar
7. 2. Esquela
7. 3. Felicitación
7. 4. Ejemplos
8. Datos y Procedimientos para un Evento Exitoso
9. Tipos de Actos, Eventos Institucionales o de Trabajo
10. Recepciones Sociales
10. 1. De pie
10. 2.Mixtas
10. 3.Sentados
10. 4.De Gala
11. Estructuras Básicas de Ceremonias en la Universidad Austral de Chile
12. El Libreto
12. 1. Ejemplo
12. 2. Consideraciones
13. Protocolo para Homenajes Institucionales en caso de fallecimiento de integrantes de la comunidad universitaria
13. 1. Académicos o funcionarios
13. 2. Estudiantes
13. 3. Autoridades universitarias
14. Pautas Protocolares para Ceremonias de Titulación UACh
Tanto el Reglamento como el Manual son muy claros y didácticos para emplearlos en cualquier ocasión que se requiera ceremonial y protocolo con total acierto.
Manual de Ceremonial y Protocolo de la Universidad del Bío Bío
Manual de Ceremonial y Protocolo de la Universidad Católica del Norte
Protocolo en la universidad
Grupos de Trabajo de la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario 2008
VII Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas
Manual de protocolo municipal
