Manual de Ceremonial y Protocolo de la Universidad del Bío Bío

En la Universidad del Bío-Bío, Chile, el Ceremonial y Protocolo lo realiza la Dirección General de Comunicación Estratégica para lograr, entre otros, la Proyección de la Universidad.
Por ello la universidad tiene un manual donde recoge los usos, costumbres, etiqueta, y precedencias, entre otros, de la institución.

Todo acto universitario requiere de ciertas formalidades para su organización y desarrollo, de modo de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto, que las distintas unidades de la Universidad puedan ordenar el ceremonial de loa actos que organicen sobre bases comunes para toda la institución.

Esta publicación es una síntesis del Manual de Ceremonial y Protocolo de la Universidad del Bío-Bío elaborado por el Departamento de Relaciones Públicas, con las principales normas que deben observarse para la realización de actos de esta naturaleza.

- Clasificación de los actos universitarios

Actos solemnes: Son aquellos que la Universidad celebra periódicamente, de acuerdo a normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Su organización es responsabilidad de la Dirección de Extensión y Comunicaciones, a través del Departamento de Relaciones Públicas, sin perjuicio de la colaboración que le puedan brindar otras unidades.
Aniversario Institucional, Inauguración del Año Académico, Entrega de grados académicos honoríficos (Doctor Honoris causa, Profesor Emérito), Asunción del Rector

Actos institucionales:
Inauguración de obras de alcance institucional, Reconocimientos y homenajes.
En el primer caso, su organización es responsabilidad de la unidad directamente beneficiada, la que contará con la colaboración de la Dirección de Extensión y Comunicaciones en lo relativo a su coordinación y ejecución. Las invitaciones serán suscritas por el Rector y la máxima autoridad de la unidad organizadora.
La responsabilidad de la organización de los actos de homenaje por años de servicios a académicos y no académicos, en tanto, corresponde al Departamento de Relaciones Públicas la Dirección de Extensión y Comunicaciones.

Actos interinstitucionales: Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:
Firma de convenios o acuerdos, Entrega de donaciones, Visitas protocolares.
Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con el estrechamiento y/o consolidación de estos lazos, con la colaboración de la Dirección de Extensión y Comunicaciones. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas o, si ello no fuere posible, sólo por la Rectoría.

Actos académicos: Comprenden las ceremonias de:
Investidura de profesores titulares, Entrega de títulos o diplomas, Premiaciones, Inauguración de laboratorios u otros, Celebración de efemérides, Presentación de libros, Inicio o presentación de resultados de un proyecto, Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios, congresos, etc.)
La organización y coordinación de los actos académicos, a excepción de la investidura de la profesores titulares, son de responsabilidad de la unidad gestora de la iniciativa, con la colaboración de la Dirección de Extensión y Comunicaciones. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán cursadas por la máxima autoridad de la unidad organzadora.

- Ceremonial Universitario
Invitación
Recepción de autoridades
Ubicación de los invitados
Uso de las banderas nacional e institucional
Himnos

- Programa básico de algunos actos universitarios

Inauguración de obras
* Introducción
* Himno de la Universidad
* Palabras de la máxima autoridad de la unidad beneficiada
* Palabras del Rector
* Corte de cinta
* Recorrido por el lugar
Reconocimientos y homenajes
* Introducción
* Palabras del Rector o su representante
* Entrega de reconocimientos
* Himno de la Universidad
* Cierre
Firma de convenios
* Introducción
* Lectura de las principales cláusulas del acuerdo
* Firma de los documentos
* Palabras del Rector o su representante
* Palabras del representante de la (s) otra (s) institución (es)
* Cierre
Entrega de donaciones
* Introducción
* Palabras del representante de la institución que entrega la donación
* Entrega de la donación o firma de los documentos correspondientes
* Palabras del Rector
* Cierre
Visitas protocolares
* Saludo al Rector en Rectoría
* Entrega de obsequios y folletos institucionales
* Recorrido por la Universidad
* Reuniones de trabajo en la unidad correspondiente
Entrega de títulos
* Introducción
* Himno de la Universidad
* Palabras del Decano de la Facultad o su representante
* Entrega de títulos
* Entrega de distinciones y obsequios (mejor alumno, mejor compañero, deportistas destacados, distinción del colegio profesional correspondiente u otro organismo, etc.)
* Entrega del Premio Universidad del Bío Bío
* Palabras de un egresado
* Canción del Adiós
* Cierre
Presentaciones de libros
* Introducción
* Presentación de la obra
* Palabras del autor de la obra
* Cierre

- Precedencia universitaria

- Precedencia de los Directores y Decanos



Un ejemplo más de la utilidad de los manuales de ceremonial y protocolo en las universidades, tanto para los miembros de la institución, (alumnos, profesores, funcionarios, ...), como para el resto de la sociedad.



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