La Base de datos en protocolo

"La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año. Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de este departamento. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que queramos confeccionar una lista para un acto determinado no tengamos que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que deseamos.
Con los programas que hay actualmente en el mercado este problema se resuelve por cuanto que las buenas bases de datos proporcionan una gestión sectorial, evitan las repeticiones, permiten la ordenación protocolaria sistemática (de acuerdo a uno o más criterios) y posibilita el seguimiento personalizado de cada uno (regalos, entrevistas, efemérides, tratamiento, títulos o biografías). Lo importante es introducir en la ficha de cada persona un criterio de selección para, posteriormente, poder crear sublistados en base a criterios propios de protocolo (autoridades, deportistas, profesionales, diputados, empresarios o sindicatos).

Una base de datos en protocolo debe tener al menos los siguientes campos:
- Tratamiento.
- Nombre y apellidos.
- Cargo.
- Institución, empresa o similar.
- Dirección (tanto la institucional como la personal u otras si tuviéramos conocimiento de ellas y señalando a cuál se le enviarán puntualmente las comunicaciones), teléfono, fax, correo electrónico y otros.
- Orden protocolario que le asignamos.
-Título (si lo tuviera; duque, conde...).
- Grupo al que se asigna (autoridad, deportista, etc.), pudiendo ser incluido en varios, si fuera el caso.
- Profesión.
- Efemérides.
- Datos biográficos.
-Atenciones protocolarias.
- País, comunidad autónoma, región, provincia, ciudad.
- Teléfono fijo, teléfono móvil, fax.
- Nombre y apellidos de su consorte y tratamiento.
- Seguimiento de la relación con la institución."


Fuente, 2004, p.150-151.
Bibliografía