Preparación de un acto

Los denominados actos en protocolo, ya sean públicos o privados, deben prepararse con suficiente antelación, pues el éxito o fracaso de los mismos repercute directamente sobre el propio anfitrión. Los públicos entrañan mayor laboriosidad, mientras que en los privados, el buen resultado de los mismos descansa, en un porcentaje alto, en la forma de actuar del organizador o anfitrión.
Establezcamos la mecánica a seguir en la preparación de los actos por parte de un anfitrión o de un responsable de Protocolo. Posteriormente, sobre ella trazaremos un caso práctico. En términos generales, seguiremos el siguiente esquema:

- Filosofía u objetivos. Debemos determinar con precisión cuál es la finalidad que se persigue, los principales intereses del anfitrión, el público al que se dirige, etc.
- Calendario. Determinación de la fecha y hora más adecuada, según el tipo de acto, para los invitados y los medios de comunicación, si se deseara la proyección del evento en los mismos.
- Contenido. Elaboración del programa de acuerdo a la filosofía del acto, el número de invitados y las condiciones del lugar.
- Presupuesto. Estimación del gasto previsto y autorización.
- Invitados. Determinación de las instituciones o personas que se considere conveniente que asistan al mismo.
- Diseño. Elaboración del material gráfico necesario (invitaciones, trípticos, carteles, menús, tarjetas...).
- Elección del local. Espacio físico donde celebrar las principales actividades previstas.
- Ornamentación. Preparación y puesta a punto de los lugares donde tendrá lugar el acto.
- Medios materiales. Disposición o adquisición de los medios necesarios para la ejecución del programa. Aquí se incluye también todo lo relativo al transporte, aparcamiento, itinerarios y lo relativo a la Policía de Tráfico.
- Confirmaciones. Elaboración de la lista definitiva de invitados que han anunciado su presencia.
- Protocolo. Determinación de la presidencia y ordenamiento de invitados; recibimiento a los mismos; parlamento, etc.
- Personal auxiliar. Distribución de las distintas funciones asignadas al personal de Protocolo encargado de la organización y atención de invitados,
- Seguridad. Establecimiento de las medidas necesarias para salvaguardar el correcto desarrollo de los actos y la integridad de los asistentes. Concesión de acreditaciones a personas que deben estar presentes pero que no han sido invitadas (al menos de forma personal).
- Ensayo. Una vez cerrado todo, el anfitrión con el personal de Protocolo estudiará in situ el desarrollo previsto.
- Prensa. Preparación de la documentación necesaria para los medios de comunicación y su atención tanto previa como durante el acto.
- Notas de protocolo. Remisión de la información protocolaria correspondiente a los principales protagonistas del acto, preferentemente a los invitados de honor, autoridades y anfitriones.
- Ejecución. Desarrollo del acto.


Fuente, 2004, p.217.
Bibliografía