Cuando se habla del protocolo aparece, de forma concomitante en la mente, un cúmulo de conceptos asociados que describen elementos intangibles como: el ceremonial, la solemnidad, la tradición, las formas, la plástica, el orden y los acuerdos.
Para la mayoría de la gente no vinculada al mundo del protocolo, ésta es una palabra desconocida que permanece empolvada en los diccionarios y sin percatarse que, tal vez, se trata de un término cuya aplicación es más habitual y extendida de lo que a priori nos pudiéramos imaginar.
El protocolo aparece en la vida oficial, claro está, pero asimismo tiene una trascendencia muy generalizada y arraigada en la vida social de cada cual porque es precisamente en esta vertiente donde el protocolo se convierte en un instrumento cotidiano que propicia la interrelación de las personas basada en la cortesía, en el respeto y en la asepsia.
El protocolo no es únicamente la norma reguladora sino que, en coincidencia o en paralelo, se manifiesta en la forma por excelencia de cuanto es público. Es, por lo tanto, el interior y el exterior de la institución en todos sus ámbitos; en los momentos de la singularidad de los eventos y de los actos pero, también, y no menos importante, es el día a día de las instituciones, de las personas que las conforman y de los destinatarios de su servicio.
El protocolo se materializa en todas sus circunstancias y en cada una de sus circunscripciones naturales, siendo fiel al mensaje de qué es qué? y de quién es quién? Interpreta y salvaguarda los valores del espacio que le es propio. Y siempre actúa y se proyecta en una armonía absoluta entre el ente y la persona, con una perfecta simbiosis en sus diferentes entornos competenciales y de concurrencia.
Es entonces cuando podemos hablar de un protocolo común a todas las instituciones, entidades y asociaciones porque establece la esencia misma del sistema y de aquello que -por voluntad propia- se decide ser y otorgarse.
Un protocolo que es el resultado de la historia, de la tradición y de las costumbres; la consecuencia de un marco geográfico y de una particular evolución en el tiempo y en las ideas; el substrato de unas creencias y las reglas que han de regir nuestros actos y nuestra convivencia.
Pero, además, existe la aportación específica de cada una de las encardinaciones del protocolo en el ámbito estatal, autonómico, comarcal y local; en todas sus especificidades civil, militar, eclesiástica, social, deportiva, lúdica y vecinal; y en la sincronía de las sinergias causales que confluyen desde antaño para conformar el presente.
No podemos concebir el protocolo sin la norma que ampara y justifica todas sus manifestaciones. De la misma manera que tampoco podemos entenderlo ni creer en él sin la existencia de sus responsables que han de preservar su observancia precisa y su justa aplicación.
El protocolo ha de servir para dar a cada cual aquello que le corresponde a razón de su representación; ha de estructurar razonada y efectivamente la secuencia de los actos; ha de convertir en efectiva y creíble la imagen corporativa; ha de comunicar el mensaje del ente; y ha de trasladar sus valores que son la verdadera alma de la entidad.
El protocolo se debe estructurar en base al respeto a la ley, en la cortesía en el trato y en la vocación de servicio a la comunidad. Ha de saber encontrar caminos para el acercamiento cuanto reina el aislamiento; ha de propiciar la resolución de los problemas; y ha de favorecer que la institución, la entidad o la asociación cumplan con sus objetivos, con la labor que tienen asignada y con su propia definición.
El protocolo no puede ser nunca una pura abstracción sino que ha de ser una realidad que se muestre de forma inequívoca en cada momento; que viva con intensidad el presente y sirva de puente invisible entre el ayer y el mañana. Y, en estricta puridad, no puede aspirar nunca a otro protagonismo que no sea el asesoramiento, el apoyo y la complementación.
El protocolo cuanto más transparente sea resulta más operativo, más creíble y más efectivo porque responde a su principio fundamental de servicio. Presente desde la discreción, la moderación, la ponderación, la reserva, la corrección, la prudencia y la sensatez.
Estamos asistiendo al nacimiento de la Associació Catalana de Protocol i Relacions Institucionals que surge con el ferviente deseo de convertirse en un punto de encuentro, en un foro para el debate, en una posibilidad para el diálogo, la comunicación y el intercambio de ideas y de experiencias, en un ente que vele por cuantos hemos cifrado en esta disciplina nuestra profesión y nuestra vocación. Una asociación que aporte soluciones y que, en definitiva, suponga una afirmación explícita, contundente y categórica que el protocolo existe en Catalunya como existe allende nuestras fronteras.
ACPRI se crea con la voluntad decidida y el objetivo supremo de servicio a los profesionales y a las personas vinculadas con esta materia. Una asociación de todos y para todos. Una oportunidad para que se oiga nuestra voz. Una posibilidad para defender la particularidad y el carácter específico de nuestro trabajo. Y una circunstancia singular e irrepetible de servicio a nuestro país.
Yo he tenido el inestimable honor de ser uno de los miembros fundadores de ACPRI. Y, desde esta experiencia, desearía dar fe y ser el eco reverberador de la ilusión y del entusiasmo con que hemos dado este gran paso, del anhelo que anidó en nuestro ánimo para poder compartir estas inquietudes, y de la esperanza que tenemos en que todos los profesionales del protocolo se identifiquen y hagan suya esta iniciativa. Y, de todo corazón, confío que los resultados sean proporcionales al empeño, a los esfuerzos y al trabajo que hemos dedicado a ACPRI porque entonces este proyecto será un éxito y será útil para todos.
Y finalizo con la etimología del término protocolo que proviene del latín protocollum y éste, a su vez, del griego protokóllen que bien podríamos traducir como una indicación escrita al principio de los documentos para darles autenticidad. Pues bien que éste sea el epílogo de estas líneas, el deseo de que todos nosotros seamos los primeros en nuestro trabajo y en nuestro particular destino para redescubrir el origen y la esencia del protocolo, la autenticidad.
Carles Cortina i Riu
Berga, enero 2008
Entrevista de Protocolo a Pablo Batlle y José Carlos San Juán
Delegaciones de la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales
Nace la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales
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