martes, enero 24, 2006

El programa de protocolo


El programa es un documento completo en el que se incluye todo lo relativo a la ejecución de un acto. Sus partes principales son las siguientes:
- Cronograma. Establecimiento horario del desarrollo paso a paso del acto o de los actos.
-Anexos. Ampliaciones puntuales, a modo de información adicional, de algunos de los puntos del cronograma que por su complejidad precisan de un desarrollo más detallado, ya sea escrito o en forma de croquis.
-Libro de ruta (si fuera necesario). Documentación relativa a los itineraríos que por carretera o calles se efectuarán en el transcurso de los actos, y composición de las caravanas de vehículos.
- Planos. Conjunto de croquis en los que se detallan las instalaciones a visitar, el recorrido por las mismas, el orden de un acto y la ordenación protocolaria de los asistentes.
-Grafismos. Diseños realizados para la elaboración de todo lo relativo a invitaciones, minutas, lápidas, carteles, paneles, murales...
-Listados. Conjunto de listas en las que se recogen la relación de invitados al acto o a cada uno de los actos (relación general y relación de confirmaciones).
- Documentación. Información relativa al hecho que origina el acto (si se trata de la inauguración de un polideportivo, datos sobre su construcción, presupuesto, servicios que ofrece, etc.).
- Protocolo. Conjunto de notas dirigidas de forma personalizada o generalizada a algunos o todos los invitados en las que se detallan aspectos relativos al orden de los actos.
- Datos internos. Organización interna que ha dispuesto el anfitrión para ejecutar el acto, el reparto de funciones del equipo humano, lista de necesidades, presupuesto, adquisiciones, alquileres, etc.

Todas estas partes constituyen el programa, documento de planificación que normalmente queda en poder del anfitrión o de la alta autoridad invitada que lo puede precisar por razones de protocolo, seguridad o relaciones con los medios de comunicación. En actos de una cierta complejidad, puede llegar a tener una extensión de más de un centenar de páginas. Obviamente, este documento completo es poco operativo para los actores, por lo que es recomendable realizar de él una versión abreviada y de fácil lectura y comprensión, con algunos croquis que ayuden a los interesados.


Fuente, 2004, p.203.
Bibliografía

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