Coste de eventos según objetivos

Raúl Hernandez vuelve a hacer reflexiones sobre eventos. En esta ocasión se hace una pregunta ¿Eventos caros, o eventos austeros?
Dice lo siguiente:

Esta semana han coincidido en el tiempo dos eventos (bueno, seguro que muchos más, pero estos dos son los que me sirven para la reflexión). Por un lado, La Red Innova. Por otro, Brands&Video.
Comentaba hace un rato Gonzalo Martín, impulsor del segundo, que “300 asistentes leo sobre RedInnova, @brandsandvideo tenía 210 inscritos, pasaron unos 150 y creo que no llegamos siquiera al 1% del ppto.” ; “Y, por supuesto, el dato del 1% es una estimación. Nos hemos gastado algo menos de 3.000 euros. Xo no cuentan las horas hombre.”; “No es ni mejor ni peor:solo pienso que eventos austeros y gastar de otra forma puede ser mejor para el tejido de emprendedores.”
Y es que, si atendemos a la imagen que han transmitido ambos eventos, tenemos por un lado un evento “a lo grande”, con gran despliegue de medios, con un propósito generalista (y un tanto disperso, en mi opinión). Y por otro un evento “pequeñito”, con medios limitados (he leído que lo han llegado a etiquetar como “espíritu de garaje”), con una temática muy definida y muy orientado a un perfil muy concreto.
Creo que a la hora de plantear un evento hay dos vectores a tener en cuenta. Uno tiene que ver con el interés intrínseco del evento: ¿tiene un propósito definido? ¿está dirigido a la audiencia adecuada? ¿se han seleccionado contenidos y ponentes de interés? ¿se ha planteado una dinámica que permita desarrollar esos contenidos de forma que, al final, resulte útil para los asistentes?
El otro vector es el externo: el de la localización, el escenario, el despliegue tecnológico, el catering, las actividades lúdicas anexas, las condiciones de viajes y alojamientos, el contar con gente “de relumbrón” para “darle caché”, los esfuerzos de comunicación y marketing…
Le decía yo a Gonzalo, y es el punto al que quería llegar con el post, que para organizar un evento interesante lo fundamental está en el primer vector. El interés intrínseco es condición necesaria, y suficiente, para el éxito. La parte de la fachada no es necesaria (se puede hacer un evento muy interesante sin grandes alardes) ni desde luego suficiente (porque entonces se queda en un bonito fuego de artificio).
A lo que voy es que, si yo tuviera que organizar un evento, todas las prioridades irían a desarrollar el interés intrínseco del mismo (siempre, claro está, ofreciendo unos mínimos en el aspecto logístico). Si luego sobra presupuesto (¿sobra alguna vez?) ya iría a la parte del lucimiento externo. Siempre y cuando, lógicamente, el objetivo sea “organizar un evento útil para sus asistentes”; porque cabe la posibilidad de que haya otros objetivos en la agenda (más relacionados con la visibilidad, notoriedad, etc.) que pueden hacer cambiar las prioridades.
Por supuesto, huelga decir que cabe encontrar eventos con interés intrínseco y que, además, tengan una fachada espectacular. Una cosa no tiene por qué evitar la otra. Aunque yo, no sé por qué, tiendo a tener un cierto prejuicio respecto a las apariencias (en esto como en todo): como si pensase que el esfuerzo realizado en los aspectos externos y superficiales fuese una maniobra de distracción para disimular una cierta mediocridad en lo esencial. Y he de confesar que, por este prejuicio, he sido bastante escéptico con La Red Innova desde el principio, aunque como no he estado no sé hasta qué punto me equivoqué o no.

A la hora de organizar un evento hay que tener muy claro su objetivo principal ya que este establecerá el resto de cosas necesarias entorno a él, incluido el presupuesto. Pero está claro que muchas veces hay actos muy costosos que no cumplen su objetivo y a la inversa. Por lo tanto nunca se debe olvidar el objetivo principal de la organización del eventos ya que esa es su razón de ser.

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