La precedencia y la biblia

Alfredo Rodríguez comenta en su cuaderno de bitácora una clásica frase de la Biblia. La encontramos en el Nuevo Testamento, en el Evangelio según San Lucas 14, 7-11 (Elección de asientos):

"Notando cómo los invitados elegían los primeros puestos, les dijo una parábola: Cuando seas convidado por alguien a una boda, no te pongas en el primer puesto, no sea que haya sido convidado por él otro más distinguido que tú, y viniendo el que os convidó a ti y a él; te diga: 'Deja el sitio a éste', y entonces vayas a ocupar avergonzado el último puesto. Al contrario, cuando seas convidado, vete a sentarte en el último puesto, de manera que, cuando venga el que te convidó, te diga: 'Amigo sube más arriba'. Y esto será un honor para ti delante de todos los que estén contigo a la mesa"

Esta frase, a pesar de su antigüedad, representa una de las grandes problemáticas del protocolo: la precedencia.
La precedencia, dicho de un modo simple, es una ordenación (en este caso referida a personas).
Dicha precedencia, en función del tipo de acto y de los asistentes a este, se regirá por diferentes reglas: legales, sociales, familiares, ...
Pero el protocolo, según algunos "la ciencia de ordenar", consigue situar a cada asistente en el lugar que le corresponde de manera justificada.

Pero lo malo de la precedencia es que, más veces de las que puede parecer, muchos asistentes al acto se colocan donde no deben estar. Y ahí es donde podemos usar de ejemplo la párabola anteriormente citada del nuevo testamento.
El ser humano es vanidoso, y esa vanidad requiere la búsqueda de un mayor honor aunque el derecho no lo conceda. Y aunque han pasado más de 2000 años, todavía hoy sufrimos estas situaciones.

Alfredo comenta que la parábola "es una filosofía, una forma de ser y de actuar: no siempre te pondrán en tu sitio, pero se deberá a un error o a una falta de consideración que, desde luego, no te hará ser menos; pero tampoco estar más arriba sin corresponderte te hará ser más importante; más bien al contrario.
Por otra parte, no hay que autoaplicarla de forma inflexible, pero por experiencia puedo decir que es una consideración que debe tenerse en cuenta. Para colocar a las personas en su sitio estamos los servicios de Protocolo; si hacemos bien nuestro trabajo, y ese es nuestro deber, sabremos identificar a cada persona y colocarla en su `puesto en formación´".

Por eso estaría bien que todos los asistentes a un acto siguieran estos consejos:
-Sentémonos donde nos indiquen, no donde queramos.
-Si desconocemos nuestro lugar, evitemos ocupar los sitios que suelen estar reservados (por lógica son los primeros).
-No obstante, si alguien nos advirtiera que estamos mal situados, no debemos montar un espectáculo por ello y atenderemos a las explicaciones para colocarnos correctamente.
-No olvidaremos que el servicio de protocolo siempre procurará ordenar a los asistentes de un acto del mejor modo posible. Confiemos en su profesionalidad.

Monográficos de protocolo

Ediciones Protocolo, bajo la tutela científica de la Escuela Internacional de Protocolo y dirigida por Carlos Fuente, crea una nueva colección de publicaciones llamadas "Monográficos de Protocolo".
Estos monográficos pretenden tratar en la profundidad necesaria temas que por su tamaño desbordan las posibilidades de su inclusión en las secciones habituales de la Revista Internacional de Protocolo y que no alcanzan por su extensión la entidad que requiere un libro especializado. Buscan servir de reciclaje o reflexión para los profesionales y de estudio para quienes se formen en cada momento. Permitirán actualizar muchas publicaciones sin que el lector tenga que adquirir nuevas ediciones de libros ya publicados, tratar temas desde la óptica de varios autores, recoger trabajos que en muchos casos se pierden en aforos de conferencias, jornadas o congresos y que son susceptibles de cumplir un objetivo más ambicioso de divulgación general. Pero, sobretodo, salen con la intención de servir de plataforma a cualquier profesional o estudioso que considere oportuno hacer públicas sus investigaciones o reflexiones.

Su primera entrega "El protocolo de los cargos asimilados de los organismos públicos" se hará conjuntamente con la Revista Internacional de Protocolo número 38. Pero estos monográficos de momento no tendrán periodicidad fija.

Artículos de Isabel Amaral

Isabel Amaral tiene en su página personal una sección dedicada a artículos. En esta sección están sus artículos presentados en congresos, publicados en revistas, periódicos, ...; además de artículos de otras personas. (Todos estos artículos están en pdf).

Leyendo estos artículos podemos ver temas de protocolo en la empresa, buenos modales, etiqueta, negociación internacional, protocolo oficial ... Pero todo ello desde el punto de vista portugués lo que le aporta muchos matices diferentes.

(Como ejemplo de diferencias de cortesía y buenos modales podemos hablar del tuteo. En Portugal se sigue usando el usted constantemente, y se emplean tratamientos con total normalidad: señor Ingeniero, señor Doctor, Vuestra Excelencia, … No como en España donde el tuteo se ha impuesto y el uso de tratamientos está casi reducido a los escritos.)

Los artículos que más destacaría son los siguientes:
-"Protocolo empresarial" en Executive Digest , Junio de 1998 .
-"A imagem e o Protocolo como Afirmação do Poder" en Congresso de Marketing Político, Junio 2005.
-"Verão: vida além do défice - parecer ou ser?" en Jornal de Negócios, 5 de Agosto de 2005.
-"Comunicación política y protocolo" en VI Congreso Internacional de Protocolo, Buenos Aires, 2005.
-"Recebendo visitantes chineses: dez erros a evitar" en XII Congresso do Cerimonial Público, Natal, Octubre 2005.

Web de Isabel Amaral

Isabel Amaral tiene su propia página web personal.
Asesora en comunicación, trabaja desde hace muchos años en temas de imagen y protocolo en Portugal. Destaca su colaboración durante años con el Presidente Portugués Cavaco Silva.
Amaral es autora de dos libros: Imagem e Sucesso y Imagem e Internacionalização; además de múltipes comunicaciones, artículos y ponencias sobre protocolo.
También es la fundadora y presidenta de la APEP (Asociación Portuguesa de Estudios de Protocolo); y vocal de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP).
Hace sólo un mes recibió, en la última edición de los Premios Internacionales de Protocolo, la Medalla al Mérito en Protocolo y Ceremonial.
En su web podemos ver sus publicaciones, su actividad docente, sus cursos, eventos, enlaces, novedades, ...

Protocolo y ciencia

"El protocolo es una ciencia que facilita las relaciones humanas en todo tipo de acontecimientos.

Cada vez es más creciente la demanda de profesionales que sean capaces de afrontar las cuestiones de protocolo con un total conocimiento de la materia.
Por otra parte, los órganos de la Administración y las empresas necesitan entablar relaciones entre sí, con otras instituciones del Estado, con organismos e instituciones internacionales, con entidades privadas y con los particulares.
Es entonces cuando el protocolo adquiere su protagonismo."

Curiosa la presentación de un Master de Protocolo

Sugerencias para protocolo en la empresa

Alfredo Rodríguez, que continúa acercándonos al protocolo desde sus webs y en especial al protocolo militar de un modo estupendo, propone hoy Algunas sugerencias para el protocolo de empresa.
Son las siguientes:

1.- Si no existe nada establecido para dar precedencia a las autoridades de la empresa, se tendrá en cuenta la estructura y constitución de la corporación, apoyándose en criterios de: antigüedad, edad, elección democrática, etc.
2.- En los actos multitudinarios internos se debe tender a tener representación de todos los estamentos o presencias representativas.
3.- Los actos que se celebren en la empresa los presidirá el máximo representante, excepto en los casos en que ceda o comparta la presidencia.
4.- En los actos a los que acudan autoridades oficiales, debe diferenciarse dichas autoridades de las de la empresa y de otros de carácter social que puedan asistir, creando ambientes espaciales diferenciados, por ejemplo.
5.- Para el ordenamiento de las autoridades institucionales, se respetará el real decreto sobre precedencias, las disposiciones complementarias y las pertinentes modificaciones.
6.- En caso de duda, consultar. En muchos casos, si asisten importantes autoridades, sus jefes de de Protocolo se personarán en el acto y podrán colaborar.
7.- En un acto se pueden dar diferentes presidencias y fraccionamiento en bloques de los invitados.
8.- Los casos de patrocinio y mecenazgo son una problemática especial que habrá que tener en cuenta, dando a los representantes de la empresa patrocinadora un tratamiento especial.
9.- Quien preside habla desde su sitio (hay que tener prevista una buena megafonía), pues si no quedaría el acto sin presidencia durante el parlamento.
10.- Poner especial atención a los medios de comunicación, que van a transmitir al público la imagen del acto.
11.- La sobriedad, que es sinónimo de elegancia y buen gusto. Cuidado con la ornamentación, las celebraciones y los gastos. Buscar la rentabilidad.
12.- Si está en contacto con gabinetes y jefes de protocolo de autoridades y personalidades ajenas a la corporación, deberá coordinar de forma negociada: ser inflexibles en lo fundamental y flexibles en el resto de la negociación. Recuerda: protocolo no es sinónimo de confrontación, sino todo lo contrario.
13.- Ten previsto hasta lo imprevisible. Siempre pasa algo. Que no te sorprenda.

El color es importante

El color es algo omnipresente en nuestra vida y quizás por ello pocas veces le damos su importancia. Habitualmente nos referimos a él de manera estética, embellecedora. Me gusta el color verde de ese pantalón, esa silla negra es muy bonita, las paredes en blanco quedarían bien, ... Pero no solemos darnos cuenta que todos los colores contienen significados que nuestro cerebro percibe psicológicamente sin necesidad de ser conscientes de ello.
Los colores trasmiten mensajes y nuestra mente los recibe y procesa sin ningún problema.
Por eso no está de más tener nociones sobre el tema, sobre todo si nos dedicamos a la imagen (de personas, objetos, empresas, ...).

Paco Barranco habla en La marca y el color sobre el significado de los colores a la hora de emplearlos en el diseño de la imagen de marca (que puede ir desde el simple logotipo hasta la moqueta de la oficina).
En su día hablamos sobre el artículo Combinação de cores de Claudia Matarazzo donde hace un estudio del color y ejemplifica sus usos en ropa, accesorios, decoración, ...
En esta página web podemos ver todos los colores básicos, sus significados, sus sensaciones y sus propiedades.
Y si se quiere saber combinar colores a la hora de vestir también se puede consultar en estas páginas.

Pero lo importante es que no se debe olvidar que en ceremonial y en etiqueta el color es imprescindible y debe usarse correctamente.
Todos conocemos colores, establecidos por tradición, que están ligados a un determinado objeto y que tienen su significado: alfombra roja, traje negro, vestido blanco, ...
Y precisamente por ello un acto puede fracasar si se hace una mala elección de los colores.
(Ya sea de la decoración del lugar, la vestimenta de los invitados, etc.)

Artículo sobre comunicación no verbal

Dolores Soler-Espiauba en la comunicación “Lo no verbal como un componente más de la lengua” expone un trabajo con el siguiente objetivo: demostrar que cada cultura posee un código de expresión corporal diferente y que al mismo tiempo que aprendemos o enseñamos una lengua debemos intentar comprender los códigos de la gestualidad de que disponen sus hablantes. La enseñanza de una lengua extranjera no se hace exclusivamente a través de los contenidos léxicos, fonéticos y gramaticales, sino también a través de todo un sistema de descodificación del comportamiento corporal, único en cada cultura, que puede ayudarle a aceptar situaciones inconcebibles en la suya y a descifrar con mayor facilidad los mensajes no verbales que los humanos transmitimos constantemente.

Por ello en esta comunicación se estudia la comunicación no verbal del español, estructurándola en dos partes: la proxémica o estudio del territorio personal y la kinésica o estudio de la gestualidad.

A lo largo de la comunicación se explica que la percepción del espacio y de los gestos no es la misma en todas las culturas.
Ej: Si situamos en el epicentro de un cóctel a un diplomático árabe y a un diplomático escandinavo, es casi seguro que al cabo de 20 minutos el escandinavo habrá retrocedido hasta encontrarse con la espalda pegada a la pared y que el árabe no verá ninguna razón para no seguir avanzando.

Además se señala que hay dos tipos de expresión gestual: la innata y la adquirida.
La Expresión gestual innata: Es genética y heredada. Reaccionamos todos de igual manera con un reflejo-respuesta a un estímulo determinado: dolor, alegría, tristeza, sorpresa, miedo, cólera, indiferencia, asco. Para saber si un gesto es innato, debe comprobarse que existe en cualquier sociedad, pero sobre todo entre los recién nacidos y los niños ciegos.
Y el gesto adquirido está determinado por el sexo al que pertenecemos, la manera cómo estamos vestidos o el contexto social en el que nos encontramos.
Entre los gestos adquiridos más importantes están los:
a. Gestos imitativos. En el gesto de la imitación hay una serie de gestos universales que son comunes a todos los mortales.
Beber: Se alza la mano derecha y el pulgar desciende hacia la boca.
b. Gestos simbólicos
Estar loco: El índice hace en la sien un movimiento.

También se hace incidencia en el saludo, la expresión corporal más usada por el hombre para relacionarse. Se expone la importancia del beso, las manos, el abrazo y la mirada.

La autora habla de ciertos gestos característicos de España que no parecen existir en otras culturas:
1. El dorso de los dedos de la mano golpea repetidamente la propia mejilla para significar que otra persona se comporta con "cara dura".
2. Los dedos de una mano o de las dos, dirigidos hacia arriba, se unen varias veces para expresar que hay mucha gente en un lugar o que está completamente lleno.
3. Para decir que una persona es avara o agarrada, el español se toca el codo con la mano opuesta o presenta el puño cerrado.
4. Llevarse el índice a la boca o chuparse el dedo manifiesta incredulidad o ¿me tomas por tonto?
5. La idea de estar saturado de algo se gestualiza en muchas culturas por un movimiento de la mano que puede situarse a nivel del cuello, de la barbilla o de la coronilla (el famoso ras le bol francés). El español suele situarlo en la coronilla, acompañado de la expresión estoy hasta el moño o estoy hasta los pelos o estoy hasta la coronilla, aunque si dice estoy hasta las narices, tendrá que situar su gesto unos centímetros más abajo.
6. Cuando algo nos parece bueno o sabroso, llevamos los españoles la punta de los dedos unidos hacia la boca y al llegar a ésta hay como una explosión de los mismos. En otros países, la misma situación va acompañada de un pulgar erguido hacia lo alto con los demás dedos replegados o de un círculo formado por el índice y el pulgar. Ni que decir tiene que la televisión y sobre todo el cine americano han puesto de moda la práctica de ciertos gestos muy frecuentes que eran desconocidos en Europa hace unas décadas, como el gesto de O.K., el marcar un teléfono en el aire o el entrecomillar una palabra, en el aire también.
7. Si se quiere dar veracidad a lo que se está afirmando, puede besarse la cruz formada por el índice y el pulgar, en un gesto de evidente origen religioso y muy practicado por los gitanos españoles.
8. Cuando alguien celebra su cumpleaños, sobre todo si es un niño, los amigos y familia suelen darle afectuosos tirones de orejas. Este gesto se practica también en Italia.
9. Cuando queremos que alguien se calle, hacemos los españoles el gesto de las tijeras con dos dedos: "corta el rollo'.

Por último se recoge un listado de expresiones verbales, giros y modismos derivados de gestos o de actitudes corporales, muy interesante.
Se centran en: las manos; Brazos, codos, pulsos; Hombros, espalda, pecho; Cabeza; Boca; Nariz; Ojos; Pelo y Pies.

Cruzarse de brazos

Protocolo en el Consejo de la Unión Europea

Desde hace años en el Consejo de la Unión Europea había, dentro de la secretaría general, un Director General de Prensa, Comunicación y Protocolo. Hans Brunmayr tenía una dirección general compuesta por tres departamentos tal y como dice su propio nombre: prensa (noticias, periodistas), comunicación (relaciones públicas, publicidad) y protocolo (actos).
¿A qué suena maravilloso? Es el departamento soñado por cualquier institución pública pero que en España no se aplica casi nunca, desgraciadamente.
Pero este mes ha desaparecido protocolo y comunicación de la página web. Ahora sólo queda prensa y se ha añadido relaciones públicas. Veremos que sucede en futuras semanas.

Reglamento de Protocolo del Ayuntamiento de Vitoria

El Ayuntamiento de Vitoria creó en el 2002 su Reglamento de protocolo. En su página web podemos ver las funciones del departamento de comunicación y protocolo y también sus diversos reglamentos de protocolo:

-Reglamento de Protocolo

"El Protocolo, entendido como el conjunto de reglas que rigen el ceremonial de los actos oficiales y solemnes, es necesario si se desea dar a éstos la dignidad que se merecen.
Se trata de trasladar a la vida pública todo lo que supone la cortesía en la vida privada. Por tanto, hablamos de un Protocolo que no ha de seguirse con encorsetamientos ni exageraciones sino con sentido común y que nunca olvida la necesaria dignidad que han de revestir todos y cada uno de los actos oficiales municipales."

El reglamento (en pdf) se compone por 29 artículos y 4 capítulos.

-Reglamento de Honores y Distinciones

"La importancia para la promoción de la ciudad de Vitoria-Gasteiz de actuaciones y logros de las y los vitorianos que hayan destacado de forma relevante por sus actuaciones o aportaciones a la ciudad, así como los méritos que concurren en determinadas personas, necesitan de un regulación que reconozca los mismos."

El reglamento (en pdf) se compone por 16 artículos y 5 capítulos.

-Reglamento de Concesión de la Medalla "Francisco de Vitoria"

El reglamento (en pdf) se compone por 7 artículos.

Reglamento de Protocolo y Ceremonial del Ayutamiento de Aranjuez

Skobee, herramienta para organizar fiestas y actos sociales

Vía Genbeta nos encontramos con Skobbe, una herramienta web que nos permite organizar una fiesta o un acto social de manera rápida, cómoda y sencilla.
La parte que más facilita es la referente a invitados. Puedes hacer tu listado de invitados y después contactar con ellos por correo electrónico. En ese correo realizas la invitación al acto detallando la fecha, lugar, hora, y demás detalles necesarios (vestimenta, etc).
Skobee se encarga de enviar un correo con la información actual del acto a todos los invitados, permitiéndoles registrarse en la página, para aceptar o rechazar la invitación.
Si aceptamos asistir al acto podemos a su vez invitar a otra gente y cambiar los detalles del mismo si el "anfitrión" lo permite. Si se realiza algún cambio en los planes, estos se comunican de forma instantánea al resto de invitados.
Además tiene una opción que nos facilita datos de la agenda del resto de amistades, si ellos quieren. De esta forma sabremos si todos pueden quedar el mismo día, a la misma hora, o si alguno de ellos estará ocupado en otra cosa.
Otro detalle muy práctico es que presenta el callejero situando el lugar exacto donde se celebrará el acto, el lugar para aparcar, ...

De este modo con esta herramienta online podríamos invitar y confirmar los asistentes a la reunión de manera muy sencilla y económica. Almuerzos, cóctels, cenas, ... podrán organizarse sin la necesidad del télefono o el correo tradicional.

Para todos aquellos que quieran probarlo en estos momentos se encuentra en Beta, y el acceso es sin invitación.

Romper el protocolo

A continuación pongo algunas de las frases típicas que usan los periodistas para referirse al protocolo todos los días con total desacierto. Siempre demuestran que son unos ignorantes del tema, pero lo peor es que comunican esa ignorancia a la sociedad dañando al protocolo y a sus profesionales.

-Protocolo
Deberá entenderse como "técnica de organización de actos". Por tanto habrá que evitar el uso de expresiones del tipo protocolo estricto, protocolo flexible, ya que se incurriría en una contradicción en los términos. Puede ser estricta o flexible la filosofía del acto, pero en ningún caso la técnica que se utilice para aplicarla.
Debemos matizar que el protocolo, como técnica de organización de actos, no determina cómo se deben utilizar los cubiertos, cuál es la forma apropiada para saludar o si es más o menos aceptable asistir a un cocktail vistiendo unos vaqueros o unas zapatillas deportivas. Eso es algo que determinan las normas esenciales de educación y, en última instancia, el sentido común. Por ello, creemos oportuno recomendar que se desligue por completo el protocolo de este tipo de comportamientos, sobre los que esta técnica nada establece.

-Saltarse el protocolo. Romper el protocolo
Esta expresión sólo se puede utilizar, si se quiere ser rigurosos en el tratamiento de la información, cuando se haya tenido acceso al dossier de protocolo del evento (hecho que no se produce prácticamente en ninguna situación -no nos referimos, obviamente, a posibles filtraciones-) y que no es lo mismo que el dossier de prensa, en el que se pueden encontrar algunos detalles de protocolo pero raramente el desarrollo completo -muchas veces por motivos de seguridad-.
Saltarse el protocolo no significa ser espontáneo o una forma de acercamiento. Saltar o romper el protocolo significa incumplir el desarrollo del acto de modo que este salga mal.

-Ausencia de protocolo
Igual que en el caso anterior, resulta muy aventurado asegurar que en un acto no ha existido protocolo salvo que se sepa con certeza que nadie ha reparado en nada relacionado con el ceremonial, por sencillo que sea. Debe recordarse en este sentido que, a menudo, el buen protocolo es el que no se nota.


Julio César Herrero, 209.
Bibliografía

Reglamento de Protocolo y Ceremonial del Ayuntamiento de Aranjuez

El Ayuntamiento de Aranjuez creó en 1998 uno de los mejores reglamentos de protocolo y ceremonial de España, muy comentado durante años por los jefes de protocolo local y que todavía sirve de ejemplo para miles de ayuntamientos debido a su gran valor legal y práctico.

En la web del ayuntamiento podemos ver el reglamento de protocolo y ceremonial, y el reglamento para la concesión de honores y distinciones. Pero además se añade otro apartado casi inexistente en el resto de ayuntamientos del país, la simbología del municipio. En este apartado se describe, se aporta la historia, se muestra la imagen y se especifica el reglamento que tiene el escudo y la bandera de Aranjuez.

-Reglamento de Protocolo y Ceremonial (pdf)
Compuesto por 32 artículos
-Reglamento para la concesión de Honores y Distinciones (pdf)
Compuesto por 31 artículos.
-Simbología

Reglamento de Protocolo del Ayuntamiento de Paterna

Cruzarse de brazos

Hoy estuve en un acto que fue totalmente correcto desde el punto de vista protocolario, pero algo fallaba. ¿Adivinan qué?
Pues fallaba la presidencia, pero la culpa no era del jefe de protocolo encargado del acto, sino de las autoridades sentadas en ella.
Todas, absolutamente todas, con su lenguaje corporal, decían a los invitados que aquel acto era muy aburrido, poco interesante y que no deseaban estar participando en él. Uno no puede estar en una presidencia de brazos cruzados, pero eso es lo que vi hoy. Hasta el anfitrión se cruzaba de brazos mientras que la única autoridad que se diferenciaba por no cruzar los brazos apoyaba su cabeza en su mano izquierda.
Pero lo peor no era que escuchaban las intervenciones de la mesa presidencial en semejante postura, sino que cuando hablaba cada uno seguían conservando la postura de brazos cruzados o de cabeza apoyada en mano.
Todo un ejemplo de lo que no se debe hacer en un acto o en cualquier actividad social con público presente, auténtica mal educación, falta de respeto y descortesía hacia los invitados y miembros de la mesa presidencial.
Nuestro cuerpo comunica siempre y de forma veraz a los que nos rodean, así que cuidemos el lenguaje corporal para mejorar nuestra comunicación oral y nuestra imagen personal.

Lenguaje de los ojos
Bibliografía de Comunicación Corporal
Comunicación Visual