Fases de la organización de un acto

"Hay tanto escrito sobre las fases organizativas y todo es tan reiterativo que a la hora de redactar estas líneas parece que uno también cae en la obviedad. Casi todo lo publicado es correcto, pero si se ha querido incluir esto en el presente capítulo es porque se considera que la cuestión de las fases es algo más complejo que un mero trifásico, como apunta el experto Francisco Marín Calahorro, en su libro Fundamentos del Protocolo en la Comunicación Institucional: fase de proyecto, fase de ejecución y fase de valoración.
Realmente las fases que a lo largo de la preparación y ejecución de un acto pueden producirse responden a los siguientes escalones:

- Fase de tanteo.
- Fase de información.
- Fase de recopilación.
- Fase de proyecto y programación.
- Fase de organización.
- Fase de taquilla.
- Fase de comunicación Interna y Externa.
- Fase de ensayos.
- Fase de ejecución.
- Fase de Valoración.

A juicio de algunos pueden ser muchas todas estas fases, y quizá sea más sencillo intentar reducirlas a la mínima expresión. Pudiera ser, pero entendemos que sólo nos ayudaría a comprender con nitidez la cantidad de pasos que hay que dar para preparar un acto. Hay que advertir que la proliferación de fases dependerá de la complejidad del acto, el número de factores intervinientes y su posible trascendencia. Está claro que no es lo mismo preparar la visita de un Ministro que tiene a almorzar a solas con el Presidente del Banco en un comedor privado de la empresa, que la presencia del Ministro en el acto oficial institucional del centenario del citado Banco.
Cada cual tendrá que saber aplicar las fases que son necesarias. Hay que señalar que en protocolo las fases no funcionan por continuidad, es decir, que analiza una y empieza otra. Normalmente van a la par. Es muy habitual que sin conocer la fecha definitiva de un acto estemos hablando con los carpinteros para que nos preparen el diseño del escenario de tal auditorio, fase que teóricamente es muy posterior a la de la fijación de la fecha.
El establecimiento de las fases es algo muy teórico que responde más al interés de que nada se nos pase y sirve para establecer una simple secuencia de trabajo. Normalmente, en protocolo, las fases tienden a mezclarse, razón por la cual es cada día más habitual poner al frente de cada una de ellas a un técnico cualificado, dependiente del jefe de Protocolo. Se funciona por urgencia. Encargar la placa que descubrirá el Presidente del Gobierno forma parte de la fase estructural, pero si los plazos para su realización desbordan una mejor estructura planificatoria a lo mejor es lo primero que hay que hacer (incluso a veces sin saber muy bien dónde va a ir, porque se sabe que si no se encarga ya a lo mejor no da tiempo). Y lo mismo ocurre con las invitaciones. Si el acto es dentro de siete días, la primera fase de trabajo es la de las invitaciones o taquilla. Si esto no se entiende así, jamás se llegaría a organizar adecuadamente. Mientras que los plazos de encargo de los actos no sean lo suficientemente dilatados no cabe otra forma de actuar."

Fuente, 2004, 186-187
Bibliografía