Motivos para celebrar eventos presenciales

Leyendo Eventos presenciales: ¿por qué? ¿para qué? de Consultor Anónimo descubrimos una interesante reflexión sobre la organización de un evento.
Dice lo siguiente:

Ir a un evento presencial tiene unos costes más que notables: costes directos (desplazamientos, alojamientos, manutención) e indirectos (el tiempo que dedicas a eso no lo dedicas a otra cosa, aunque hay gente multitarea).

Por lo tanto, la asistencia a estos eventos se justifica sólo si hay una contrapartida igual o superior. Y eso es algo que todos los eventos deberían tener en cuenta, porque si no ponen el énfasis en ofrecer ese valor, pierden sentido y generan frustración en los asistentes.

¿Dónde veo yo el posible valor de un evento presencial?

- La socialización: el poder charlar cara a cara con conocidos, gente a la que sólo conozco “de internet” o incluso conocer por primera vez a otras personas. El contacto personal sigue siendo muy importante a la hora de crear lazos de confianza. Los organizadores de los eventos deberían tener esto en cuenta, y ofrecer tiempo y espacio para que este networking suceda (incluso actividades específicas), así como herramientas que faciliten estos contactos (antes, durante y después del evento). Por ejemplo, estos “badges electrónicos” que cuenta Scoble, o una red social en la que puedas saber quiénes van a asistir al evento y contactar con ellos a priori, o recordar a esa persona con la que hablaste pero no te quedaste con el nombre… en fin, todo lo que permita aprovechar al máximo la visita.
- Show: igual que no es lo mismo escuchar una canción en un disco que asistir a un concierto, los eventos deberían tratar de ofrecer a los asistentes esa misma experiencia. Ir a un evento para que alguien lea en tono monocorde una presentación que ya has podido leer n veces antes no merece la pena. Por el contrario, hay ponentes que aunque se pasen la vida repitiendo un discurso, provocan tal emoción entre los asistentes que no te importaría escucharles una y otra vez. Y aunque hayas podido verles en videos, la experiencia debería ser tan “física” que hubiese la misma diferencia entre un disco en directo y asistir físicamente al concierto.
- Tiempo libre: parece un contrasentido (si vas a un evento, vas a un evento y no a descansar o a hacer turismo), pero creo que algunos eventos suponen en muchos casos una oportunidad inmejorable para viajar a sitios a los que, en condiciones normales, no viajarías y que te apetecería conocer. Sin embargo, las agendas de los eventos son tan apretadas que o te vas de la ciudad sin haber visto nada, o tienes que sacrificar parte del evento para poder escaparte un rato. ¿No podría sustituirse la aburridísima charla de después de la comida por una visita guiada a la ciudad, por ejemplo?

Creo que mi evento ideal tendría dos o tres intervenciones de “supershow” y mucho tiempo y espacio para poder socializar con otros asistentes y poder conocer el lugar al que voy. Me haría disfrutar mucho más de mi tiempo y volver con mucho mejor sabor de boca que si voy todo el día con la lengua fuera entrando y saliendo de charlas que, en el mejor de los casos (es decir, si fuesen mínimamente interesantes y no un bodrio o una lamentable autopromoción), podría ver cómodamente y a mi ritmo en internet. Con lo fácil que es ahora acceder a los contenidos, los eventos presenciales tienen que elevar mucho el listón.

PD.- No me refiero a ningún evento en concreto: ni a los que he ido recientemente, ni a los que he ido en el pasado, ni a los que no he ido pero “me han contado” (a través de opiniones en blogs, tuiteos, etc.). Es una reflexión genérica a partir de la suma de todos ellos y muy especialmente de quienes cada día se plantean más si merece la pena ir a tal o cual evento.

Una visión interesante de un asistente a eventos, no de un organizador. No obstante no hace referencia a los congresos científicos donde se observa de un modo muy claro la separación entre el programa social y el programa académico; programa académico que se lleva casi la totalidad de horas de forma maratoniana y agotadora habitualmente, y con un esquema de funcionamiento secular que no parece querer cambiar.

Además en los comentarios indican una observación que se ha discutido entre los expertos del tema pero que de momento no gusta, salvo el post-evento que se suele realizar, en funicón de la hora, con café, comida, cocktail, cena, etc.:

Y sería muy interesante “explotar” el tiempo antes y después del evento, para poder obtener el máximo provecho del “durante”. Por ejemplo, podría crearse un espacio donde los asistentes se presenten y expongan sus intereses (antes del evento), de forma que se puedan iniciar los contactos antes del encuentro presencial y, así, en el evento se podría ir (casi) a tiro hecho. Y también se podría aprovechar el post-evento para continuar esos turnos de preguntas y comentarios que (casi) siempre hay que cortar de forma brusca por falta de tiempo material.

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